Programma's van verschillende afdelingen koppelen

Wanneer jouw organisatie groeit en/of het van belang is dat meerdere afdelingen met elkaar samen moeten werken  is het belangrijk dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Je ziet vaak dat elke afdeling een ander programma gebruikt. De finance afdeling heeft een programma om de gehele boekhouding bij te houden. De HR afdeling heeft een programma om alle werknemersdossiers en werknemersgegevens te beheren. De projectmanagers gebruiken weer een ander programma om een planning te maken en uren te registreren. Al deze losse programma’s communiceren niet met elkaar en dat heeft veel nadelen.

Doordat elke afdeling zijn eigen programma met eigen data heeft ontstaan er meerdere eilanden. Wil een projectmanager weten hoeveel uren iedereen beschikbaar is dan moet hij een lijst opvragen bij HR en alle vrije dagen in het programma invoeren. Nadat alle uren geregistreerd zijn moet hij deze lijst aanleveren bij finance zodat zij de uren kunnen factureren. Niet erg handig als je bedenkt dat dit ook allemaal automatisch had gekund.

Met een API (application Programming Interface) kun je programma’s met elkaar laten communiceren. De API maakt een verbinding mogelijk tussen alle programma’s. Dus ook programma’s van verschillende leveranciers. De API connectie zorgt ervoor dat data van het ene programma beschikbaar wordt in het andere programma. Wanneer er data in het ene programma verandert zorgt de API ervoor dat het in het andere programma ook veranderd. Zo is je data altijd up to date en betrouwbaar. De projectmanager hoeft met een API koppeling niet meer bij HR de beschikbaarheid op te vragen want dat wordt door de API koppeling gedeeld. Ook de gewerkte uren kunnen automatisch doorgestuurd worden naar finance waardoor zij deze direct kunnen factureren.

Er zitten wel nadelen aan een API koppeling. Het up to date houden van de koppeling kost veel tijd. Wordt er een update doorgevoerd of krijgt een afdeling een nieuw programma, dan zal de API koppeling aangepast moeten worden. Daarnaast zijn er vaak kosten verbonden aan het gebruik van de API. Dit kan bijvoorbeeld een maandelijks abonnement zijn. Daarnaast moet je aan bepaalde beveiligingseisen voldoen waardoor je beveiligingscertificaten moet installeren.

Een andere oplossing om verschillende programma’s aan elkaar te koppelen is het implementeren van een ERP systeem. Vaak wordt er voor een API koppeling gekozen omdat een ERP systeem een te grote investering is. Toch is een ERP systeem op de lange termijn vaak niet duurder dan een API koppeling. Hoe meer programma’s je aan elkaar wilt koppelen hoe hoger de kosten voor het maken en onderhouden van de koppeling zijn. Met een ERP systeem heeft iedere afdeling een eigen programma met alle informatie die nodig is om goed te kunnen werken. Daarnaast werkt iedereen vanuit één database waardoor alle informatie voor iedereen altijd beschikbaar is en zijn er automatische koppelingen tussen de verschillende programma’s. Met een ERP systeem werk je vanuit één systeem waar binnen alles wat het bedrijf nodig heeft beschikbaar is. Er zijn veel soorten ERP systemen en aanbieders, een ervan is Exact. Voordat je een keuze maakt moet je wel diepgaand onderzoek doen naar wie de beste partner voor jou is. Kies je voor een ERP systeem van Exact, kijk dan welke Exact partner het beste bij jouw organisatie past want de aanschaf van een ERP systeem gaat niet over een dag maar kost veel tijd.